Qué es una instancia administrativa y en qué casos se utiliza

¿Eres empleado público y quieres dirigirte formalmente a la Administración, pero no sabes cómo hacerlo? En tal caso, necesitas saber qué es una instancia administrativa y cuándo procede utilizarla.

Qué es una instancia administrativa y para qué sirve

La instancia administrativa es el documento formal que se presenta ante un organismo público para trasladarle una comunicación, a fin de que esta quede oficialmente registrada. Se trata de la vía escrita que tiene cualquier persona física o jurídica para comunicarse con la Administración.

Está regulada por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPAC).

Las instancias administrativas sirven para notificar hechos y formular peticiones, reclamaciones o quejas. Son los documentos estándar para iniciar procedimientos administrativos a instancia de parte y solo procede emplearlos cuando la ley no prevea un formulario oficial específico. En este último caso, cuando la norma prevé un formulario o modelo específico es preceptivo usarlo pues así lo dispone expresamente el artículo 66.6 LPAC.

Cuándo conviene presentar una instancia administrativa

Debes presentar una instancia cuando necesites dejar constancia formal de una solicitud o comunicación dirigida a un órgano administrativo. Utilízala siempre que los plazos legales sean relevantes y/o el asunto a tratar tenga implicaciones legales o administrativas que puedan afectar a tus derechos o situación laboral.

Casos más frecuentes en los que se utiliza

• Solicitar permisos o autorizaciones.
• Pedir información o acceso a expedientes administrativos (recuerda que tienes todos los derechos que prevé el artículo 53 LPAC).
• Presentar alegaciones en procedimientos sancionadores o disciplinarios.
• Solicitar que se reconozca algún derecho o mérito.
• Presentar quejas o denuncias sobre el funcionamiento de los servicios públicos.
• Solicitar la inscripción en procesos selectivos.
• Presentar recursos administrativos contra resoluciones desfavorables (recurso de reposición o recurso de alzada).
• Reclamar el pago de atrasos o complementos salariales.
• Solicitar un cambio de destino o la modificación de las condiciones laborales.
• Comunicar una situación de acoso o irregularidad en el entorno laboral.

Qué información incluir en una instancia administrativa

El art. 66 LPAC establece un contenido mínimo obligatorio para que las instancias administrativas se consideren válidas. Esta información se ha de estructurar en cuatro bloques claramente diferenciados:

Dónde y cómo presentar la instancia

Imagina que quieres formular una instancia al Ayuntamiento o a cualquier otro organismo público. La ley te da dos vías para presentar este documento (art. 14.2 LPAC):

Consejos para presentar correctamente tus instancias administrativas

• No dejes la presentación para el último día.
• Si presentas la instancia por vía telemática, acuérdate de digitalizar toda la documentación adjunta antes de empezar.
• Guarda siempre el justificante de registro: es la prueba de que el trámite quedó presentado en fecha.
• Separa claramente los hechos de la solicitud.
• Cita siempre la normativa aplicable: refuerza la solidez de tu escrito.

Qué ocurre después de presentar una instancia administrativa

Una vez que tu instancia queda registrada, la Administración deberá resolverla y notificarte su decisión. A tal fin, el art. 21.3 LPAC le da 3 meses desde la fecha de entrada en el registro, salvo que otra norma establezca otro plazo distinto.

En el caso de que la documentación presentada estuviese incompleta, la Administración podrá pedirte que subsanes este error en un plazo de 10 días hábiles. Mientras dure este periodo, el cómputo del plazo de resolución quedará suspendido.

Si la Administración no responde dentro del plazo —algo habitual—, estaríamos ante un caso de silencio administrativo previsto en el artículo 24 LPAC:

• Silencio adminisitrativo positivo: equivale a la estimación de la solicitud. Es la regla general en los procedimientos iniciados a instancia del interesado. Ello será así salvo que una norma específica establezca expresamente lo contrario.
• Silencio negativo: se interpreta que la solicitud ha quedado desestimada. Esto te habilita a interponer otros recursos (alzada, potestativo de reposición, extraordinario de revisión o contencioso-administrativo).

No cabe duda de que la instancia administrativa es una herramienta poderosa. Sin embargo, esta solo despliega su potencial cuando, estando bien redactada y presentada en tiempo y forma, va respaldada por la documentación adecuada.

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